Sähköpostit minimiin – yhteistyötä verkossa

Sähköposti on verraton työväline, kohtuukäytössä. Työstettävien dokumenttien osalta se on hankala. Dokumenttiversioita on äkkiä monia, jos ei muista kansioida tai merkitä viestejä, dokumenttien löytäminen on hankalaa jopa Gmailissa (tosin, kun muistaa, kuka lähetti ja jonkun saatesanan, voi erikseen hakea vain ne vietit, joissa on liite filtteröinnin kautta).

Tässä projektissa meitä on toistakymmentä toimijaa ohjausryhmän jäsenineen. Google Dokumentteihin on perustettu yksi yhteinen kansio, jonka alle on luotu eri toimintoja varten viisi alikansiota. Omassa Dokumentit kansio-näkymässä näkyy aina kansiot, joissa on uutta sisältöä tai tiedostot-näkymässä muuttuneet dokumentit, muutoksen tekijä ja ajankohta.

Uusi tiedosto siirtyy kätevästi raahaamalla haluttuun kansioon. Kun kerran on perustettu jaettu kansio, sen jälkeen kaikki siihen sijoitetut tiedostot ovat näkyvillä kaikille.

Googlen jaettujen kansioitten ainut knoppijuttu on, että navigoinin puunäkymässä omat kansiot ovat automaattisesti näkyvillä, mutta muiden itselleni jakamat kansiot ovat näkymättömissä, pitää osata klikata navigoinnin pikkunuolesta alla olevat kansiot näkyviin (Kanssani jaetut kansiot / Folder shared with me).

Google Dokumenttien vaihtoehtona voi toimia yrityksissä intranetin sisäinen järjestelmä. Myös Microsoft tarjoaa Online työtilaa dokumenttien editointiin ja jaettuun työskentelyyn. Sometu-verkostossa vertailukeskustelua: Google Dokumentit vs. Microsoft Office Live Workspace.

Työskentelemme syyskuun puoliväliin saakka (osaselvityksistä Kehikko – Kehittämis- ja kokeiluympäristöt valmistuu elokuun lopussa). Monenkeskistä pientä sopimista on paljon. Jokainen työskentelee, missä nyt kulloinkin on, maantieteellisesti olemme hajallaan ympäri Suomea. Pieniä tiedotteita ja kuka-tekee-mitä -asioita kertoillaan Twitterillä. Viestit merkitään #tekesoppy hashtagillä, tarpeen mukaan myös #kehikko. Viestit saattavat olla vastauksia jonkun toisen viestiin, jolloin viestin eteen tulee @nimi, jonka voi myös käsin lisätä, jos haluaa varmistaa, että viesti tulee noteerattua.

Twitterin seuraamiseen on useita vaihtoehtoja. Itse pidän eniten iPhonen TweetDeck-sovelluksesta, josta parilla napauksella näen tuoreimmat viestit silloin, kun haluan niitä kurkata. Aika monet käyttävät tietokoneella TweetDeckiä. Sillä voi seurata valitsemiaan Twitter hashtagejä, kaverien viestivirtaa, suoria viestejä sekä Facebookin kaveriviestintää. Tuoreista viesteistä saa ponnahdusilmoituksen ja äänimerkin halutessaan. Itse en ole tykästynyt tuohon jatkuvaa häiriötä tuottavaan sovellukseen. Hyvää onkin se, että jokainen voi oman mieltymyksensä mukaan etsiä sopivimman työtavan.

Kehikko-selvityksessä meillä on vielä edellisten lisäksi käytössä Basecamp siksi, että meitä on kolme tekijää haastattelemassa aikamoista ihmisjoukkoa. Haastatteluita varten olemme juuri työstämässä teemahaastattelun pohjaa ja lomaketta, jolle heti haastattelun jälkeen kirjaamme keskeiset tiedot. Haastattelupohja ja lomake on luotu Google Dokumenteilla, mutta siellä ei ole sopivaa työvälinettä, jolla pysyisimme keskenämme ajantasalla haastteluiden etenemisestä. Tähän tarkoitukseen käytämme Basecampin To-do-listoja. Ensin haastateltavat henkilöt ovat Suunnitellut-listalla, sitten kontaktoinnin jälkeen heidät siirretään henkilö kerrallaan Kontaktointi ja tiedonkeruu menossa -listalle (mikä käy kätevästi raahaamalla) ja lopuksi henkilö siirretään Tiedot saatu, raportointi -listalle. Basecamp sisältää myös kalenterin, jonka voi synkata oman sähköisen kalenterinsa kanssa. Kommentteja ja muutoksia voi seurata sähköpostilla ja kommentteihin voi myös vastata suoraan sähköpostilla kirjautumatta palveluun. Basecampin ilmaisversio sisältää myös kaksi yhteiskirjoittamisen dokumenttia (Writeboard), mutta tässä meidän virittelyssämme Goole-dokumentit toimivat paremmin.