Webinaarin järjestäminen

Verkkoseminaari eli webinaari on kätevä tapa lyhyen teematilaisuuden järjestämiseen. Webinaari on aito verkkotapahtuma erotuksena seminaarista, jossa mahdollistetaan verkko-osallistuminen suoran verkkolähetyksen kautta.

Verkkokousympäristöjä vertailtiin viime vuonna Hämeen kesäyliopiston toteuttamassa tutkimuksessa. Maailmalla webinaarien suosikkiympäristö Elluminate ei Suomessa ole juurikaan käytössä. Täällä laajimmin käytössä oleva Adobe Connect voitti viimevuotisen vertailututkimuksen, jossa esiteltiin yli 20 verkkokousympäristöä, joista lopulliseen vertailuun otettiin 8 järjestelmää: Adobe Connectin lisäksi OpenMeetings, GoToMeeting, iLinc, Microsoft Office Live Meeting, WebEx, DimDim ja Elluminate.

Webinaarin toteutuksessa on kriittistä se, että osallistujien sisääntulo sujuu mutkattomasti eikä omalle koneelle tarvitse ladata erillistä sovellusohjelmaa. Eri käyttöjärjestelmien tuki on myös yksi kynnyskysymys – esimerkiksi laajasti Suomessa käytössä oleva Adobe Connect ei tue Linuxia.. Toinen oleellinen asia on, että esiintyjät tekevät ääni- ja videoyhteyden säädöt hyvissä ajoin ja että esitykseen liittyvät aineistot ladataan ennakkoon ja tarkistetaan, että ne säilyvät siinä muodossa, kuin on tarkoitus.

TekesOPPY-webinaari toteutettiin nopealla aikataululla, viikko tilauksesta toteutukseen. Näin prosessi eteni:

• Keskiviikkona 9.6. sovittiin webinaarin päivä ja aika, varattiin tekninen toteutus Otavan Opistolta, joka on toteuttanut vastaavia webinaareja jo useiden vuosien ajan, käyttöympäristönä Adobe Connect.
• Keskiviikkona 9.6. laitettiin ennakkotieto tapahtumasta Tekesin Oppimisympäristöt -sivulle, Facebook-ryhmään ja Sometu-verkoston verkostoviestiin.
• Otavan Opistolla oli tiivis loppuviikon pajan ja Oppimisen tulevaisuus -julkaisutapahtuman kanssa, perjantaina saatiin varmistus, että konkarit Ville Venäläinen ja Tommi Issakainen olisivat muualle varattuja keskiviikkona 16.6., joten oli aika antaa monissa webinaareissa mukana olleelle Junnu Pitkäselle tilaisuus ottaa ensi kertaa täysi vetovastuu.
• Maanantaina 14.6. saatiin webinaarihuoneen osoite, sovittiin äänitestit tiistaille ja keskiviikolle sekä tiedotettiin tarkemmin webinaarista. Tiedote lähti myös Tekesin ja eOppimiskeskuksen sähköpostilistoilla ja tiistaina 15.6.Sometun verkostoviestissä.
• Muotoiltiin ohjelma perjantain ja maanantain aikana niin, että Riku Mäkelän osuutena oli kertoa taustat ja tavoitteet. Tämä esitys olisi pääroolissa, kesto puoli tuntia. eOppimiskeskus esittelisi meneillään olevia selvityksiä ja avoimen verkon työskentelyä ja lopuksi jätettäisiin aikaa keskustelulle. Kaksi viimemmäistä osiota molemmat vartin verran.
• Facebookin tapahtumailmoitukseen saattoi ennakkoilmoittautua ja tiistaihin mennessä ennakkoilmoittautumisia oli kertynyt reilut 20. Selvitettiin vielä, miten paljon Otavan Opiston AC-huoneeseen mahtuu ja kuultiin että 100, joten oltiin luottavaisia tilan riittävyydestä.
• Twitterissä tiedotettiin webinaarihuoneen osoite useampaan kertaan ja tiedotetta myös jaeltiin eteenpäin (retweet).
• Maanantaina 14.6. ja tiistaina 15.6. rakennettiin huoneet: aloitus, esitys ja keskustelu ja äänitestissä tiistaina päätettiin, että kannattaa laittaa vielä molemmille esityksille omat huoneet, päätettiin, että videokuva on vain kulloinkin äänessä olevalta näkyvissä, osallistujille ei anneta videokuvaa, koska sille on tilaa vain alle 10 hengen kokouksissa.
• Tarkkaan mietittiin sitä, annetaanko osallistujille äänioikeudet eli että voivatko he tehdä kysymyksiä ääneen, mikrofonin käyttäminen vaatii äänitestin ennakkoon ja puheenvuorojen jakaminen vaatii myös kaksi taustahenkilöä, toisen, joka pitää kirjaa puheenvuorojärjestyksestä pyyntöjen mukaan ja toisen, joka jakaa mikrofoneja ja neuvoo mahdollisissa ongelmissa. Mikrofoniasiassa päädyttiin lopulta siihen, että jos osallistujia on yli 20, suositellaan kysymysten esittämistä chatillä ja mikrofoneja käytetään, jos se tuntuu luontevasti sujuvan.
• Sovittiin toimijaroolit: Riku pitää esityksen ja vastaa kysymyksiin, Anne toimii puheenjohtajana ja pitää eOppimiskeskuksen esityksen, Titi seuraa chattiä koko ajan ja kysymysosiossa nostaa chatistä kysymyksiä esille sekä kirjoittaa muistiota keskustelunäkymässä, Tiina takavarmistuksena Titille ja molemmat myös mahdollisina esiintyjinä, mikäli Annen esityksessä tulee teknisiä häiriöitä (joskus AC toimii aluksi sujuvasti, mutta sitten ääniyhteys alkaa takkuilemaan, tämä tosin yleensä vasta yli tunnin yhteyden jälkeen). Junnun roolina oli aloittaa ja lopettaa nauhoitus, sekä tarkkailla teknistä toimintaa ja olla avustamassa tarpeen tullen.
• Taustajoukoille ja esiintyjille lähetettiin sähköpostilla kaikkien kännykkänumerot. Äänitestissä oli sovittu, että jokainen pitää kännykän näköpiirissään, jotta näkee sen soimisen, kännykkähän on muutoin pidettävä suljettuna. Kännykkä on tarpeellinen siltä varalta, että esiintyjä saattaa keskittyä esitykseensä niin, ettei huomaa chatistä viestejä. Voi käydä esimerkiksi niin, että esiintyjän ääni häviää. Tämä voi tapahtua vaikkapa niin, että esiintyjä vahingossa hipaisee hiirtä, joka sattuu olemaan äänen lukitsimen päällä.
• Esitykset ladattiin webinaaritilaan ennen puolta päivää keskiviikkona. Junnu varmisti, että esitykset näyttivät siltä, miltä piti (joskus esimerkiksi taulukot skaalautuvat väärin, tekstien värit ja koot muuttuvat, kuvien asemointi menee väärin tai kuvat eivät näy). Aloitussivulle lisättiin vielä äänitestin ohje.
• Huone oli ilmoitettu avattavaksi puoli tuntia ennen webinaaria. Anne oli hyvissä ajoin Junnun kanssa päivystämässä ja piti kaiken aikaa rupattelemalla ääntä yllä niin, että huoneeseen tulijat saattoivat todeta oman kuuloyhteytensä toimivan. Myös chatissä toivoteltiin tervetulleiksi ihmisiä.
• Osanottajamäärä oli yllätyksellisen suuri. Ohjelma eteni suunnitelman mukaan. Loppujen lopuksi kukaan ei kysynyt äänellä – yksi osallistuja yritti, mutta hänen mikrofoninsa ei toiminut. Koska osallistujia oli kysymysosion aikana yli 80, chat tuotti paljon kysymyksiä. Anne ja Titi, jotka olivat monet webinaarit kokeneita, oivalsivat lennosta, että esittävät vuoron perään chatistä poimittuja kysymyksiä Rikulle. 
• Koska kaikkia kysymyksiä ei ehditty käsitellä, luvattiin, että chat tallennetaan ja luetaan jälkikäteen ja kysymyksiin vastataan. Tätä ei vielä olla ehditty tehdä, mutta se tehdään.
• Webinaarin alussa kerrottiin nauhoituksesta ja siitä laitettiin myös chattiin useampaan kertaan tieto.
• Webinaarin päättyessä vielä lähes 20 ihmistä jäi hengailemaan paikalle ja chattäillen vaihdettiin vielä ajatuksia. 
• Tallenne julkaistiin seuraavana päivänä. Osallistujaloki noukittiin esille ja sieltä laskettiin 104 eri kirjautumista. Koska joistakin paikoista oli useita ihmisiä kuulolla, osallistujamäärä ylitti 100 henkeä –tosin kaikki eivät olleet yhtäaikaa paikalla, onneksi. Yhtäaikainen osallistujamäärä oli ylimmillään 89.
• Webinaarin lopussa kiiteltiin osallistujia ja webinaarin jälkeen Anne lähetti Rikulle sekä taustatyöryhmälle kiitokset sekä päällimmäisiä kommentteja palautteesta.
• Ihmiset toivoivat palautteessa myös pelkkien diaesitysten julkaisemista ja tätä toivetta noudatettiin.

Edellisestä tiivistettynä webinaarijärjestäjän muistilista:

1. Tee ennakkoon kaikki, mitä voit. Webinaarissa ei enää sävelletä mitään lennossa.
2. Yhteyksien ennakkotestaaminen on erittäin tärkeää.
3. Esitysaineistot hyvissä ajoin paikalleen ja tarkistus, että ovat ok.
4. Webinaarista tiedottaminen mahdollisimman moneen paikkaan.
5. Työnjako toteutuksessa, vähintään kaksi ihmistä taustatöissä (tekniikka ja viestintä).
6. Varasuunnitelmia mahdollisuuksien mukaan.
7. Esiintyjille ja taustatyön tekijöille toistensa puhelinnumerot.
8. Aikataulusta pidetään kiinni.
9. Palautetta pyydetään ja se otetaan huomioon.
10. Osallistujat kiitellään.

Katso myös: Turkulaiset ovat koonneet verkkovideoneuvotteluun liittyviä linkkejä.