Palaverit syövät tehokkaasti kalenteria, varsinkin, jos kaupanpäällisinä on matkoja edestakaisin. Työryhmämme on toteuttanut palaveroinnin jaettujen kansioitten ja webkokousten avulla. Kaikilla on jatkuvasti pääsy jokaisen taustaselvityksen dokumenttikansioon. Muistiot on koottu yhteen dokumenttiin. Ennen ohjausryhmän kokousta lisätään uusi asialistan pohja, jota on mahdollista täydentää ennakkoon.
Kaikki neljä ohjausryhmää sijoitettiin samaan päivään, perätysten. Kokouksia ei pidetä turhan päiten. Pyritään myös keskittymään oleellisimpiin asioihin. Muutamassa ohjausryhmässä asiat saatiin käsiteltyä varattua aikaa pikaisemmin. Koska kyse oli verkkopalaverista, oli helppo siirtyä väliajaksi tekemään muita töitä.
Kokouksissa kirjoitettiin kaikkien nähden muistiota, joka liitettiin tarpeen vaatiessa editoituna muistiodokumenttiin. Jaetusta dokumentista lähetettiin vielä tiivistelmäviesti ja muistion linkki kaikille osallisille, jotta poissaolijatkin pysyivät kartalla, missä mennään.
Verkkokokouksissa käytettiin sekä Adobe Connectia että Skypeä. Ensimmäisen kanssa on toistuvasti ongelmia äänisäätöjen kanssa, jälkimmäinen taas ei ole kaikissa organisaatioissa sallittu. Silti verkkokokoustaminen on tehokkuudessaan ylivoimaisen miellyttävää. Adobe Connectin etuna on, että saatoimme nauhoittaa kokoukset. Linkit nauhoitteisiin lisättiin yhteiseen muistioon.
 |
| Skypessä voi konferenssipuhelun ohessa olla konferenssichat, jonka voi jättää talteen ja kopioida muistioon. |
AKTIIVI-hankella on 7.9. lyhyt maksuton verkkokoulutus Tehoa verkkokokoustamiseen. Ilman muuta on välillä tärkeää nähdä naamatusten, mutta perinteisiä kokouskäytänteitä on myös hyvä ravistella. Teho tässä suhteessa on miellyttävä muutos, ja lieneepä tuo ympäristöllekin hyväksi, ettei lennetä kokouksesta toiseen.
Ei kommentteja:
Lähetä kommentti